Strona głównaStrona głównaseparatorAktualnościseparatorJak odnaleźć się w pracy zdalnej i hybrydowej? Narzędzia przydatne na początku drogi zawodowej

W 2020 roku pełny home office interesował jednego na ośmiu pracowników. Dziś ten wariant wybiera już niemal jedna czwarta zatrudnionych. Sposób pracy, który na początku pandemii uchodził za wyjście awaryjne, na stałe wpisał się w realia rynku pracy. Z danych Eurofound wynika, że pełna praca zdalna zyskuje zwolenników, a ponad połowa pracowników skłania się ku modelowi hybrydowemu, łączącemu obecność w biurze z pracą w domu. Warto też zauważyć, że preferencje kobiet i mężczyzn są bardzo zbliżone.

Zmiana podejścia do pracy pociąga za sobą kolejne zmiany w codziennym funkcjonowaniu zespołów. Gdy dojazd do firmy oznacza już nieraz zaledwie kilka kroków między kuchnią a biurkiem, a spotkanie w sali konferencyjnej ustępuje miejsca linkowi do wideorozmowy, samo doświadczenie zawodowe przestaje wystarczać. Obok dotychczasowych kompetencji rośnie znaczenie swobody poruszania się w środowisku cyfrowym. Na lepszej pozycji znajdują się więc osoby, które sprawnie korzystają z narzędzi online – od komunikatorów, przez aplikacje do prowadzenia projektów, po platformy wspierające współpracę zespołową. Które z nich stanowią dziś podstawowy zestaw na początku kariery?

Cyfrowa komunikacja jako podstawa współpracy

Sprawny obieg informacji przypomina układ krwionośny firmy, a w zespołach funkcjonujących na odległość nabiera szczególnej rangi. Gdy znika możliwość szybkiej rozmowy przy sąsiednim biurku, wspólną przestrzeń zastępują rozwiązania cyfrowe. Slack oraz Microsoft Teams dawno przestały pełnić wyłącznie rolę prostych komunikatorów. Dziś pomagają prowadzić rozmowy w tematycznych kanałach, porządkować firmową wiedzę w jednym środowisku i zmniejszać liczbę wiadomości trafiających do skrzynek mailowych. W codziennych kontaktach przypominających spotkania twarzą w twarz pomagają z kolei narzędzia do wideorozmów, między innymi Zoom oraz Google Meet. Sprawne wykorzystywanie ich możliwości – od udostępniania ekranu po dzielenie uczestników na mniejsze pokoje robocze – uchodzi obecnie za naturalny składnik zawodowych umiejętności.

Profesjonalne podejście do pracy w sieci zaczyna się od swobodnej obsługi aplikacji, a rozwija w sposobie ich wykorzystywania na co dzień. Właśnie ten obszar przesądza o poziomie współpracy – obejmuje świadome zarządzanie własną dostępnością, wyłączanie powiadomień podczas pracy wymagającej skupienia oraz respektowanie zasad netykiety. Włączona kamera, używanie funkcji „podniesionej ręki” zamiast przerywania wypowiedziom innych osób, a także krótkie i rzeczowe komunikaty budują szacunek wobec czasu współpracowników oraz pomagają zespołowi działać płynnie, nawet wtedy, gdy każda osoba wykonuje swoje obowiązki z innego miejsca.

Narzędzia wspierające planowanie i realizację projektów

Prowadzenie zespołu pracującego w wielu miejscach – niekiedy również w odmiennych strefach czasowych – oznacza poważne wyzwanie organizacyjne. Utrzymanie przejrzystego podziału zadań oraz zapewnienie wszystkim stałego wglądu w przebieg prac wymaga odpowiednich narzędzi, dlatego firmy chętnie wdrażają systemy do zarządzania projektami. Wśród rozwiązań dostępnych na rynku szczególną rozpoznawalność zdobyło kilka aplikacji, cenionych za zakres możliwości i wygodę użytkowania.

  • Jira powstała z myślą o programistach, jednak dziś korzystają z niej również zespoły marketingowe, działy HR oraz osoby prowadzące większe projekty. Narzędzie sprawnie obsługuje złożone procesy i pracę w sprintach.

  • Asana zapewnia szerszy zestaw funkcji, umożliwia tworzenie osi czasu oraz powiązań między zadaniami. Ten program wspiera przedsięwzięcia, które wymagają precyzyjnego planu i pilnowania kolejnych etapów.

  • Trello bazuje na prostym układzie tablic kanban. Oferuje intuicyjną obsługę, czytelny interfejs i sprawdza się podczas codziennego porządkowania mniejszych projektów.

  • ClickUp zmierza w stronę rozwiązania typu all-in-one. Łączy zadania, dokumenty i cele w jednej przestrzeni, a przy tym daje szerokie pole do personalizacji.

Za sprawą tych systemów każda osoba w zespole widzi wyraźnie własny zakres obowiązków oraz terminy realizacji. Tablice pomagają śledzić przebieg prac, kalendarze przypominają o nadchodzących zadaniach, natomiast raporty pozwalają szybko ocenić stan całego projektu. W efekcie maleje chaos informacyjny, a zespół nie musi bez przerwy pytać o aktualny status poszczególnych działań.

Praca zespołowa na dokumentach w chmurze

Jeszcze kilka lat temu po firmach krążyły liczne wersje tego samego dokumentu, a firmowe skrzynki wypełniały się załącznikami do granic możliwości. Dziś ten bałagan stopniowo ustępuje miejsca znacznie uporządkowanym rozwiązaniom. Współczesny model pracy w dużej mierze opiera się na chmurowych pakietach biurowych, umożliwiających równoczesną edycję pliku przez kilka osób – bez względu na to, czy pracują w jednym biurze, czy znajdują się na różnych kontynentach. Na rynku dominują obecnie dwa środowiska: Google Workspace, wcześniej znane jako G Suite, oraz Microsoft 365. W ofercie Google znajdują się między innymi Dokumenty, Arkusze i Prezentacje, od początku projektowane z myślą o współpracy online – ich atut stanowi prostota oraz sprawne działanie w przeglądarce. Microsoft 365 opiera się z kolei na znanym zestawie Word, Excel i PowerPoint, uzupełnionym o dodatkowe usługi chmurowe. Dzięki OneDrive i SharePoint użytkownicy mogą bezpiecznie udostępniać pliki oraz pracować nad nimi równocześnie.

Mimo wyraźnych różnic między tymi ekosystemami, oba rozwiązania funkcjonują w praktyce według zbliżonych zasad. Największe znaczenie mają trzy elementy: wspólna edycja dokumentu w czasie rzeczywistym, możliwość dodawania komentarzy i sugestii bez naruszania głównej treści, a także dostęp do pełnej historii zmian wraz z opcją powrotu do wcześniejszej wersji. Właśnie te mechanizmy eliminują problem plików noszących nazwy w rodzaju „wersja_v6_final_poprawki.docx” i usprawniają współpracę całego zespołu. Dla pracowników znajomość tych rozwiązań przestała oznaczać wyłącznie wygodę – dziś świadczy o cyfrowej dojrzałości i należy do umiejętności, których pracodawcy oczekują znacznie częściej niż dawniej.

Jak lepiej planować dzień pracy?

Praca poza biurem daje dużą swobodę, lecz równocześnie stawia wysokie wymagania w kwestii organizacji własnego dnia. Kiedy znika rytm narzucany przez biuro i nie ma już stałych punktów dnia, łatwo zgubić kontrolę nad czasem oraz kolejnością zadań. W realiach pracy zdalnej i hybrydowej narzędzia służące do planowania pełnią rolę cyfrowego drogowskazu, pomagającego utrzymać porządek i właściwy kierunek działania. Współdzielone kalendarze – Google Calendar oraz Outlook – umożliwiają zaplanowanie dnia, a zarazem pozwalają zespołowi sprawdzić naszą dostępność, umawiać spotkania bez ciągnącej się wymiany maili i zarządzać wspólnymi zasobami.

Obok kalendarzy ważne miejsce zajmują również aplikacje wspierające indywidualne zarządzanie zadaniami. Todoist i Evernote ułatwiają porządkowanie list obowiązków, notatek oraz pomysłów, a także pomagają ustalać priorytety. Notion z kolei zyskuje pozycję wszechstronnego centrum pracy – łączy w jednym miejscu notatki, bazy danych, harmonogramy oraz planowanie projektów. Sprawne korzystanie z tych rozwiązań stanowi dla przełożonego wyraźny sygnał, że ma przed sobą osobę, która potrafi doprowadzić projekt do finału, a zarazem umie wyznaczyć granicę, aby obowiązki zawodowe nie zajmowały całego dnia.

Cyfrowa ochrona w codziennej pracy zdalnej

Upowszechnienie pracy zdalnej sprawiło, że cyberbezpieczeństwo znalazło się w centrum uwagi wielu firm. Każda osoba korzystająca z firmowych zasobów poza biurem staje się częścią systemu chroniącego dane, dlatego znajomość podstaw bezpieczeństwa w sieci nabrała dużego znaczenia. Problem polega na tym, że wielu internautów wciąż nie ma wystarczającej wiedzy w tym zakresie. Badanie Certyfikaty SSL w polskim internecie pokazuje, że większość użytkowników zwraca uwagę na symbol kłódki widoczny w pasku adresu przeglądarki, jednak 22% całkowicie go pomija, a 14% nie rozumie nawet jego znaczenia. Taka luka sprzyja prostym oszustwom. Wystarczy fałszywy link, pod kliknięciu którego pracownik wpisze dane logowania na spreparowanej stronie i przekaże dostęp do firmowej bazy osobom nieuprawnionym.

Z tego powodu pracownicy powinni znać podstawowe mechanizmy ochrony i stosować je w codziennej pracy – od dodatkowych zabezpieczeń logowania po bezpieczne zarządzanie hasłami. Jednym z rozwiązań wykorzystywanych podczas pracy na odległość pozostaje uwierzytelnianie dwuskładnikowe, czyli 2FA, dodające kolejną warstwę ochrony przy logowaniu. Polega ono na podaniu hasła oraz jednorazowego kodu z aplikacji w telefonie albo z wiadomości SMS. Duże znaczenie ma również nawyk korzystania z menedżerów haseł, między innymi Bitwarden lub 1Password. Programy tego rodzaju tworzą i przechowują złożone, unikalne hasła, dzięki czemu maleje ryzyko używania tych samych danych logowania w wielu miejscach.

Hasła oraz dodatkowe kody dostępu przypominają mocne zamki w drzwiach. Trzeba jednak pamiętać, aby nie pozostawiać ich otwartych choćby częściowo. Z tego względu pracodawcy zwracają uwagę na wyraźne rozdzielenie sfery prywatnej od zawodowej – osobne konta, osobne urządzenia oraz rezygnacja z logowania do prywatnych serwisów na sprzęcie służbowym stanowią proste praktyki, które skutecznie zmniejszają ryzyko wycieku danych.

Obecność w sieci a rozwój marki zawodowej

Sam sposób wykonywania obowiązków nie przeniósł się do sieci – podobną drogę przeszło również szukanie zatrudnienia. Zjawisko to szczególnie wyraźnie widać w zawodach, które naturalnie odnajdują się w modelu zdalnym lub hybrydowym, obejmującym programistów, grafików, copywriterów oraz freelancerów. W tej rzeczywistości narzędzia internetowe w dużym stopniu wpływają na zawodowy odbiór kandydata. Można patrzeć na nie jak na cyfrową wizytówkę, czyli pierwszy element, z którym styka się pracodawca albo przyszły partner do współpracy.

Budowanie marki osobistej najczęściej zaczyna się od własnej strony internetowej. Gdy chcemy sprawdzić ofertę konkretnej osoby, zazwyczaj kierujemy pierwsze kroki do wyszukiwarki. Własna witryna daje miejsce na interaktywne CV, portfolio projektów, case studies, a także ekspercki blog. Pełni funkcję wizytówki dostępnej przez całą dobę i daje pełną kontrolę nad sposobem prezentacji treści. Sam start nie sprawia dziś większych trudności – wystarczy sięgnąć po narzędzia służące do wyszukiwania oraz rejestracji domen, na przykład dotisto.pl. Za ich pomocą można sprawdzić dostępność adresów i wybrać wariant najlepiej dopasowany do nazwiska, marki albo zawodowej specjalizacji.

Własna strona nie musi jednak otwierać tej drogi. Na początek równie przydatne okazują się inne proste narzędzia wspierające zawodowy wizerunek. LinkedIn pełni rolę cyfrowego CV oraz sieci kontaktów biznesowych, pokazuje doświadczenie, aktywność i rekomendacje. Behance służy branżom kreatywnym, a graficy, projektanci oraz fotografowie prezentują tam portfolio w profesjonalnej oprawie. GitHub gromadzi kod oraz projekty open source, dzięki czemu programiści pokazują swoje umiejętności w praktyce. Newslettery i blogi otwierają przestrzeń do dzielenia się wiedzą, wzmacniają ekspercki obraz autora i pomagają docierać do nowych odbiorców.

Za sprawą tych rozwiązań kandydat tworzy w internecie własną przestrzeń prezentacji i zwiększa szansę na korzystne pierwsze wrażenie.

O jakości pracy przesądzają ludzie

Narzędzia cyfrowe weszły do zawodowej codzienności na tyle mocno, że dziś wydają się równie naturalne jak telefon czy poczta elektroniczna. Pomagają układać zadania, usprawniają komunikację i umożliwiają współpracę na odległość, jednak pełną skuteczność osiągają dopiero wtedy, gdy towarzyszą im kompetencje ludzi, którzy z nich korzystają. Doświadczenie pracy zdalnej pokazało wyraźnie, że o sprawnym działaniu nie decyduje wyłącznie znajomość aplikacji. Duże znaczenie ma również umiejętne planowanie własnych obowiązków, uważność w relacjach z innymi oraz zdolność wspólnego działania. W samym środku tego modelu nadal znajduje się człowiek i jego umiejętność nadawania pracy sensu – bez względu na miejsce jej wykonywania.

Źródła:

Autor: W.S.

 

sezonowy wypoczynek