Początek pierwszej pracy to czas poznawania nowych obowiązków, narzędzi i osób. Równolegle trzeba odnaleźć się w mniej formalnej części firmowej codzienności. W kalendarzu pojawia się wspólne śniadanie, na komunikatorze ruszają zapisy na integrację, a zespół ustala motyw kolejnego dnia tematycznego. Dla stałych pracowników takie wiadomości są zrozumiałe. Nowa osoba może jednak zastanawiać się, czy powinna wziąć udział, jak się przygotować i czy odmowa zostanie dobrze przyjęta.

Niepisanych zasad nie trzeba znać od pierwszego dnia. Kulturę organizacyjną poznaje się stopniowo – obserwując zespół, czytając komunikaty i pytając o szczegóły. Ten przewodnik pomoże rozpoznać, co oznaczają najczęstsze firmowe zwyczaje, kiedy obecność może być oczekiwana i jak odpowiadać na zaproszenia bez niepotrzebnego stresu.

Zaproszenie czy punkt programu? Po czym rozpoznać charakter firmowego wydarzenia

Ten sam komunikat może oznaczać luźną propozycję albo spotkanie wpisane w obowiązki zespołu. Wyjście po pracy, klub zainteresowań czy poczęstunek w kuchni zwykle pozostawiają pracownikom swobodę. Z kolei szkolenie, firmowe zebranie lub warsztat odbywający się w czasie pracy bywają traktowane jako element obowiązków. Oficjalny ton zaproszenia nie zawsze jednak wystarcza, aby jednoznacznie ocenić jego status.

Sporo wskazówek daje już forma komunikatu. O bardziej oficjalnym statusie mogą świadczyć wpis w służbowym kalendarzu, wiadomość od przełożonego lub działu HR, a także umieszczenie wydarzenia w harmonogramie dnia. Zapisy nie zawsze są jednak równoznaczne z obowiązkiem – organizator może potrzebować ich wyłącznie po to, aby zamówić odpowiednią liczbę posiłków, przygotować transport lub zarezerwować miejsce. Luźny komunikat na kanale zespołu częściej wskazuje, że udział zależy od decyzji pracownika.

Gdy intencja organizatora nadal nie jest jasna, najlepiej zadać konkretne pytanie i ustalić, czy udział jest wymagany, mile widziany czy całkowicie dobrowolny. Takie doprecyzowanie pozwala uniknąć domysłów i odpowiednio przygotować się do wydarzenia.

Najczęstsze firmowe zwyczaje – co oznaczają w praktyce?

Nie istnieje jeden zestaw zwyczajów wspólny dla wszystkich biur. Jedne organizacje stawiają na tematyczne dni, inne regularnie zamawiają posiłki, tworzą grupy zainteresowań albo zachęcają zespoły do spotkań poza pracą. Mimo różnic między organizacjami część tych praktyk powtarza się na tyle regularnie, że można zetknąć się z nimi już w pierwszych tygodniach pracy.

Wspólne śniadania, owoce i dzień pizzy

W niektórych biurach okazją do spotkania zespołu staje się wspólny posiłek. Raz są to owoce lub przekąski dostępne w kuchni, innym razem Pizza Day, czyli dzień pizzy, albo śniadanie przygotowane dla pracowników. Poczęstunek może też towarzyszyć urodzinom, świętom, zamknięciu projektu czy osiągnięciu ważnego celu. Szczegóły takich wydarzeń zależą od zasad przyjętych w danej organizacji – „owocowy czwartek” nie musi przypadać akurat w czwartek, a zaproszenie może obejmować zarówno całe biuro, jak i jeden zespół.

Przed skorzystaniem z poczęstunku dobrze upewnić się, dla kogo jest przeznaczony i czy udział wymaga wcześniejszego zgłoszenia. Warto też sprawdzić skład i oznaczenia alergenów oraz zostawić poczęstunek dla osób, które dołączą później. Samo pojawienie się przy wspólnym stole nie oznacza konieczności częstowania się. Można wykorzystać tę okazję do rozmowy ze współpracownikami, nie tłumacząc przy tym swoich decyzji żywieniowych.

Luźniejszy strój i wydarzenia z motywem przewodnim

Casual Friday jest charakterystyczny zwłaszcza dla miejsc, w których na co dzień oczekuje się bardziej formalnego dress code’u. Nie oznacza jednak, że w piątek przestają obowiązywać wszystkie zasady. W zależności od firmy można zrezygnować z marynarki, wybrać jeansy zamiast eleganckich spodni albo założyć sportowe obuwie. Swobodniejszy zestaw nie zwalnia jednak z dbałości o schludny wygląd. Trzeba też uwzględnić plan dnia – rozmowy z klientami, wystąpienie na targach lub inną oficjalną okazję.

Więcej swobody dają zwykle dni tematyczne. Zespół może ustalić konkretny kolor, styl związany z określoną dekadą albo motyw nawiązujący do filmu, święta czy wydarzenia sportowego. Czasem punktem odniesienia są szkolne lata – wtedy w biurze pojawiają się bluzy, przypinki, trampki i plecaki szkolne. Innym razem pracownicy zakładają stroje inspirowane latami 80., ubrania w tym samym kolorze albo koszulki i dodatki w barwach ulubionych zespołów sportowych.

W niektórych organizacjach motyw przewodni nie dotyczy zwykłego dnia pracy, lecz dorocznej imprezy firmowej. Jej uczestnicy mogą zostać zaproszeni na przykład do ubrania się w stylu wybranej epoki, konkretnego filmu albo ustalonej konwencji. Zakres zaangażowania zależy od zwyczaju przyjętego w firmie – czasem wystarczy drobny akcent, a innym razem mile widziane jest pełne przebranie. Gdy zasady wciąż pozostają niejasne, pomocne będą fotografie z wcześniejszych edycji albo krótka rozmowa z osobą odpowiedzialną za organizację.

Afterwork i inne spotkania po godzinach

Nieformalne wyjście ze współpracownikami może zacząć się od krótkiej wiadomości na firmowym czacie: kawa po pracy, wspólna kolacja albo spotkanie w lokalu niedaleko biura. Taki afterwork bywa spontanicznym pomysłem kilku osób, ale może też zostać zaplanowany wcześniej przez zespół, przełożonego lub dział HR.

Podobny charakter mają grille, firmowe jubileusze, spotkania świąteczne czy kolacje organizowane po zakończeniu projektu. Afterwork może więc oznaczać różne okazje do rozmowy poza codziennym rytmem pracy – od krótkiego wyjścia w niewielkim gronie po większe wydarzenie przygotowane dla całej firmy.

Team-building, czyli integracja nastawiona na współpracę

Hasło „team-building” może oznaczać zarówno godzinne ćwiczenie podczas firmowego spotkania, jak i całodniową grę, warsztaty kulinarne czy wyjazd z noclegiem. Wspólnym celem takich wydarzeń jest stworzenie okazji do współpracy w innych warunkach niż podczas zwykłego dnia pracy. Nie zawsze chodzi więc o rywalizację lub aktywność fizyczną – równie dobrze może to być zadanie kreatywne, warsztat albo strategiczna gra zespołowa.

Ponieważ za ogólnym hasłem „integracja” mogą kryć się bardzo różne aktywności, przed wydarzeniem należy zapoznać się z jego programem. Przydatne będą informacje o lokalizacji, godzinach trwania wydarzenia, dojeździe, planowanych zadaniach i wymaganym ubiorze. Pozwolą one odpowiednio przygotować się na dłuższy spacer, ściankę wspinaczkową albo inne zajęcia, podczas których potrzebne są wygodne ubrania i sportowe obuwie.

Jeśli któraś z zaplanowanych aktywności budzi obawy albo nie jest możliwa ze względów zdrowotnych, najlepiej uprzedzić o tym osobę odpowiedzialną za wydarzenie lub bezpośredniego przełożonego. Dotyczy to także lęku wysokości czy braku możliwości wykonania konkretnego zadania. Niekiedy wystarczy zmiana roli, pominięcie jednej aktywności lub dołączenie do pozostałej części programu.

Co poza wydarzeniami? Codzienne udogodnienia i grupy pracownicze

Firmowa codzienność nie składa się wyłącznie z wydarzeń wpisanych do kalendarza. Z części udogodnień można korzystać na co dzień – należą do nich kabiny ciszy, pokoje gier, biblioteczki czy strefy przeznaczone na odpoczynek podczas przerwy. W niektórych organizacjach działają również kluby książki, drużyny sportowe, grupy planszówkowe oraz ERG, czyli dobrowolne społeczności pracowników zrzeszające osoby o podobnych doświadczeniach, zainteresowaniach lub potrzebach.

Korzystanie z tych możliwości wymaga uwzględniania pozostałych osób. Wspólnej przestrzeni nie należy zajmować na wyłączność, a dołączenie do grupy wiąże się z dotrzymywaniem podjętych ustaleń. Niektóre firmy rozszerzają listę dostępnych udogodnień o dni, kiedy do biura można przyprowadzić psa. Taka możliwość wymaga jednak uwzględnienia osób uczulonych lub obawiających się zwierząt. Właściciel przez cały pobyt w biurze odpowiada za opiekę nad pupilem i jego zachowanie.

Gdzie szukać odpowiedzi, gdy firmowe zasady są niejasne?

Nie każdą informację trzeba zdobywać metodą prób i błędów. W pierwszej kolejności dobrze zajrzeć do materiałów wdrożeniowych, intranetu, firmowego podręcznika, kalendarza zespołu oraz wcześniejszych wiadomości w Asanie, MS Teams lub Slacku. Można tam znaleźć plan wydarzenia, zasady zapisów, wskazówki dotyczące stroju albo relacje z poprzednich edycji.

Jeśli nadal brakuje konkretów, najlepiej zwrócić się do organizatora, opiekuna stażu, przełożonego lub współpracownika. Wystarczy krótkie pytanie:

• „Jak będzie wyglądał program wydarzenia?”

• „Jaki strój będzie odpowiedni?”

• „Czy firma pokrywa wszystkie koszty?”

• „Czy zaproszenie dotyczy całej organizacji, czy wyłącznie naszego zespołu?”

Pytanie o szczegóły jest naturalną częścią wdrażania się do nowej pracy. National Association of Colleges and Employers (NACE) wskazuje, że trafne pytania i klarowne przekazywanie informacji należą do kompetencji komunikacyjnych przydatnych na starcie kariery. Pozwalają szybciej poznać zasady nowego miejsca i uniknąć nieporozumień.

Tak, nie albo tylko na chwilę – jak reagować na zaproszenia?

Firmowe zaproszenie nie wymaga długiej odpowiedzi ani szczegółowego uzasadnienia. Można potwierdzić udział, pojawić się tylko na części wydarzenia albo zrezygnować. Najważniejsze, aby przekazać swoją decyzję, zwłaszcza gdy organizator ustala liczbę miejsc, rezerwuje lokal lub zamawia posiłki.

Jeśli termin jest odpowiedni, wystarczy napisać: „Chętnie dołączę!”. Osoba, która może pojawić się tylko na chwilę, powinna od razu zaznaczyć: „Dołączę, jednak wyjdę około 19.00” albo „Przyjdę tylko na pierwszą część spotkania”.

Gdy udział nie jest możliwy, wystarczy krótka odmowa: „Dziękuję za zaproszenie, tym razem nie dołączę”. Innej odpowiedzi wymaga sytuacja, w której problem dotyczy wyłącznie jednego punktu programu. Można wtedy zapytać: „Czy mogę zrezygnować z tego punktu i wziąć udział w dalszej części?”.

Dodatkowa atrakcja czy sposób na budowanie relacji?

Wspólna kawa, firmowy poczęstunek czy wyjście z zespołem mogą wydawać się jedynie urozmaiceniem tygodnia. Takie okazje mają jednak również bardziej praktyczny wymiar – pozwalają porozmawiać poza kontekstem bieżących zadań, poznać osoby z innych działów i ułatwić nowym pracownikom wejście w codzienność organizacji.

Znaczenie relacji dla doświadczenia zawodowego podkreśla także opracowanie U.S. Surgeon General dotyczące zdrowia psychicznego i dobrostanu w pracy. W dokumencie podkreślono, że relacje, wspólnota i poczucie przynależności mają istotne znaczenie dla dobrostanu w pracy. Nie oznacza to, że każde spotkanie automatycznie integruje zespół, ale dobrze zaplanowane inicjatywy mogą ułatwiać kontakt i zbliżać pracowników, którzy rzadko realizują wspólne zadania.

Firmowych atrakcji nie należy jednak uznawać za dowód dobrej kultury organizacyjnej. Owoce w kuchni, pokój gier czy regularne integracje nie zastąpią szacunku, przejrzystej komunikacji i rozsądnej organizacji obowiązków. Mogą wspierać dobrą atmosferę, lecz nie zrekompensują przeciążenia, chaosu ani napięć między współpracownikami.

Firmowe zasady stają się czytelniejsze z czasem

Jedno wspólne śniadanie może pokazać, jak zespół rozmawia poza spotkaniami, a udział w wybranej integracji ułatwić poznanie osób, z którymi wcześniej kontakt ograniczał się do komunikatora. Z każdym kolejnym tygodniem łatwiej ocenić, które zaproszenia mają bardziej formalny charakter, a które są skierowane wyłącznie do zainteresowanych.

Wybrane spotkania mogą pomóc w poznaniu zespołu, ale nie trzeba uczestniczyć we wszystkich. Najbardziej pomagają uważna lektura komunikatów, precyzyjne dopytywanie i przekazywanie swoich decyzji z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to korzystać z firmowych możliwości na własnych zasadach – bez zgadywania, niepotrzebnego napięcia i rezygnowania ze swoich granic.

 

Źródła:

• CCC – Rodzaje dress code. Czy znasz je wszystkie?

• Dress code w miejscu pracy. Dlaczego jest ważny? – Zielona Linia

• The U.S. Surgeon General’s Framework for Workplace Mental Health & Well-Being – U.S. Department of Health and Human Services (HHS)

• Organizational Culture and Onboarding – University of Minnesota Office of Human Resources

• What is Career Readiness? – National Association of Colleges and Employers (NACE)

• An Urgent Call to Address Work-related Psychosocial Hazards and Improve Worker Well-being – CDC/NIOSH

• Social Connection and Worker Well-being – CDC/NIOSH

 

Autor: J.W.