Event Manager w HoReCa
Sztuczna inteligencja w hotelarstwie i gastronomii – od narzędzia do realnego wyniku
Chcesz profesjonalnie organizować konferencje, bankiety, gale, wesela i wydarzenia firmowe? A może już pracujesz w hotelarstwie, gastronomii lub branży eventowej i chcesz uporządkować swoją wiedzę oraz poznać sprawdzone narzędzia organizacyjne?
Szkolenie „Event Manager w HoReCa” przygotuje Cię do samodzielnego planowania, sprzedaży i koordynowania wydarzeń – od pierwszej rozmowy z klientem aż po realizację, rozliczenie i ocenę efektów eventu.
To intensywne, dwudniowe szkolenie warsztatowe, stworzone z myślą o realiach hoteli, restauracji, obiektów konferencyjnych i firm eventowych. Nauczysz się łączyć kreatywną koncepcję z budżetem, logistyką, sprzedażą oraz bezpieczeństwem wydarzenia.
Zostań skutecznym Event Managerem
Event Manager odpowiada nie tylko za pomysł i atrakcyjny program. To osoba, która potrafi:
- właściwie rozpoznać potrzeby klienta,
- przygotować spójną koncepcję wydarzenia,
- stworzyć profesjonalną ofertę,
- zaplanować budżet i kontrolować koszty,
- koordynować pracę zespołu oraz podwykonawców,
- zarządzać harmonogramem i logistyką,
- reagować na zmiany i sytuacje kryzysowe,
- zadbać o doświadczenie uczestników,
- ocenić rentowność oraz efekty wydarzenia.
Podczas szkolenia przejdziesz przez cały proces organizacji eventu i przygotujesz własny praktyczny projekt wydarzenia.
Czego nauczysz się podczas szkolenia?
Po ukończeniu szkolenia będziesz potrafić:
- przygotować brief wydarzenia na podstawie potrzeb klienta,
- określić cel, odbiorców i format eventu,
- opracować koncepcję, program oraz scenariusz wydarzenia,
- zaprojektować customer journey uczestnika,
- przygotować budżet i kalkulację rentowności,
- stworzyć atrakcyjną ofertę eventową,
- wykorzystać upselling i sprzedaż dodatkową,
- zaplanować harmonogram przygotowań,
- stworzyć checklistę organizacyjną i scenariusz operacyjny,
- koordynować pracę obiektu, obsługi oraz podwykonawców,
- zaplanować promocję i komunikację z uczestnikami,
- rozpoznać najważniejsze zagrożenia i opracować plan B,
- wykorzystać AI do przygotowywania koncepcji, ofert, harmonogramów, checklist i treści promocyjnych,
- przeprowadzić podsumowanie i ocenę wydarzenia.
Program szkolenia
Dzień pierwszy – od briefu do rentownej oferty
-
Event Manager w branży HoReCa
- rola i zakres odpowiedzialności Event Managera,
- specyfika wydarzeń w hotelach, restauracjach i obiektach konferencyjnych,
- konferencje, bankiety, gale, wesela i wydarzenia firmowe,
- etapy organizacji eventu,
- współpraca działów sprzedaży, gastronomii, recepcji, techniki i marketingu,
- najczęstsze błędy popełniane podczas organizacji wydarzeń.
-
Brief i koncepcja wydarzenia
- analiza potrzeb i oczekiwań klienta,
- najważniejsze pytania podczas pierwszej rozmowy,
- cel wydarzenia i profil uczestników,
- wybór formatu oraz motywu przewodniego,
- tworzenie programu i scenariusza,
- projektowanie doświadczenia uczestnika,
- przygotowanie briefu eventowego.
-
Budżet i rentowność eventu
- struktura budżetu wydarzenia,
- koszty stałe i zmienne,
- catering, technika, obsługa, dekoracje i atrakcje,
- rezerwa na nieprzewidziane wydatki,
- kalkulacja ceny sprzedaży,
- marża i rentowność,
- koszt wydarzenia w przeliczeniu na uczestnika,
- kontrolowanie zmian w budżecie.
-
Oferta, sprzedaż i negocjacje
- konstrukcja profesjonalnej oferty,
- przygotowywanie wariantów i pakietów,
- prezentowanie wartości klientowi,
- upselling i cross-selling usług HoReCa,
- odpowiadanie na obiekcje cenowe,
- negocjowanie warunków współpracy,
- ustalanie zakresu odpowiedzialności klienta, obiektu i podwykonawców.
-
Warsztat projektowy – część pierwsza
Uczestnicy przygotują brief, koncepcję, wstępny program, customer journey, budżet i ofertę przykładowego wydarzenia.
Dzień drugi – organizacja i realizacja wydarzenia
-
Harmonogram i logistyka
- harmonogram przygotowań,
- scenariusz operacyjny, czyli run of show,
- checklista Event Managera,
- podział zadań i odpowiedzialności,
- przygotowanie przestrzeni oraz zaplecza,
- catering i organizacja serwisu,
- technika eventowa,
- transport, noclegi i obsługa uczestników,
- oznakowanie i system informacji,
- koordynowanie przebiegu wydarzenia.
-
Współpraca z podwykonawcami
- wybór i weryfikacja dostawców,
- przygotowywanie zapytań ofertowych,
- ustalanie zakresów odpowiedzialności,
- kontrola terminów i jakości usług,
- odprawa organizacyjna przed wydarzeniem,
- skuteczna komunikacja z wykonawcami.
-
Bezpieczeństwo i sytuacje kryzysowe
- identyfikacja zagrożeń,
- matryca ryzyka,
- awarie techniczne i opóźnienia,
- zmiana liczby uczestników,
- problemy z cateringiem lub wykonawcami,
- trudny klient i reklamacje,
- ryzyko pogodowe,
- komunikacja kryzysowa,
- przygotowanie planu B.
-
Marketing i komunikacja wydarzenia
- planowanie komunikacji przed wydarzeniem,
- social media i promocja online,
- komunikacja e-mailowa,
- przekazywanie informacji organizacyjnych,
- relacjonowanie eventu,
- pozyskiwanie opinii i rekomendacji,
- komunikacja po zakończeniu wydarzenia.
-
AI w pracy Event Managera
- tworzenie koncepcji wydarzeń z wykorzystaniem AI,
- przygotowywanie scenariuszy i harmonogramów,
- generowanie checklist oraz wariantów ofert,
- opracowywanie komunikatów i treści promocyjnych,
- analiza ryzyka,
- tworzenie ankiet i podsumowań,
- bezpieczne korzystanie z narzędzi AI,
- kontrolowanie jakości wygenerowanych materiałów.
-
Warsztat projektowy – część druga
Uczestnicy rozbudują przygotowany projekt o harmonogram, checklistę, logistykę, plan promocji, podział odpowiedzialności, matrycę ryzyka i plan awaryjny.
-
Prezentacja projektu i walidacja
Szkolenie zakończy się prezentacją przygotowanego projektu wydarzenia oraz oceną jego kompletności, spójności, rentowności i możliwości realizacji.
Dla kogo jest szkolenie?
Zapraszamy:
- pracowników hoteli i restauracji,
- pracowników obiektów konferencyjnych,
- osoby zatrudnione w działach konferencji i bankietów,
- pracowników działów sprzedaży i marketingu,
- managerów hoteli i restauracji,
- koordynatorów wydarzeń,
- pracowników firm eventowych i cateringowych,
- wedding plannerów,
- początkujących Event Managerów,
- osoby planujące rozpoczęcie pracy w branży eventowej.
Do udziału nie jest wymagane wcześniejsze doświadczenie na stanowisku Event Managera.
Praktyczna formuła szkolenia
Szkolenie obejmuje:
- krótkie wprowadzenia merytoryczne,
- analizę przykładów z branży HoReCa,
- ćwiczenia indywidualne i zespołowe,
- pracę z briefem klienta,
- przygotowanie budżetu i oferty,
- symulacje sytuacji eventowych,
- praktyczne wykorzystanie AI,
- opracowanie kompletnego projektu wydarzenia.
Nie ograniczamy się do teorii. Uczestnicy pracują na konkretnych narzędziach, które mogą później wykorzystać w hotelu, restauracji, obiekcie konferencyjnym lub firmie eventowej.
Materiały dla uczestników
Każdy uczestnik otrzyma:
- materiały szkoleniowe,
- wzór briefu eventowego,
- edytowalny wzór budżetu,
- wzór oferty eventowej,
- harmonogram przygotowań,
- checklistę Event Managera,
- checklistę dnia wydarzenia,
- wzór scenariusza operacyjnego,
- matrycę ryzyka,
- arkusz oceny rentowności,
- zestaw promptów AI dla Event Managera,
- certyfikat WSTIH.
INFORMACJE ORGANIZACYJNE
Czas trwania: 2 dni – 16 godzin szkoleniowych
Forma: stacjonarna, warsztatowa
Miejsce: WSTIH w Gdańsku
Cena: 1 790 zł za uczestnika
Liczba miejsc: od 6 do 16 osób
Poziom: podstawowy i średniozaawansowany
Cena obejmuje udział w szkoleniu, komplet materiałów, praktyczny warsztat projektowy, walidację efektów uczenia się, certyfikat WSTIH oraz serwis kawowy.
MOŻLIWOŚĆ DOFINANSOWANIA
Szkolenie może zostać objęte dofinansowaniem za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych. Dostępność środków i wysokość wsparcia zależą od zasad obowiązujących u właściwego operatora.
Zainwestuj w kompetencje, które przekładają się na wynik
Profesjonalnie przygotowane wydarzenie buduje markę obiektu, zwiększa sprzedaż i wzmacnia relacje z klientami. Źle zaplanowany event generuje stres, dodatkowe koszty i reklamacje.
Naucz się organizować wydarzenia, które są atrakcyjne dla uczestników, sprawne operacyjnie i rentowne dla firmy.
Zapisz się na szkolenie
Zdobądź praktyczne kompetencje Event Managera i naucz się prowadzić wydarzenia od pierwszego briefu do końcowego rozliczenia.
Chcesz zorganizować szkolenie zamknięte dla pracowników hotelu, restauracji lub obiektu konferencyjnego?
Masz pytania?
Skontaktuj się z Centrum Szkoleń i Doradztwa WSTiH. Pomożemy dobrać szkolenie i sprawdzić dostępne możliwości udziału oraz finansowania.
Kontakt:
E-mail:
Tel.: 58 521 86 20
Centrum Szkoleń i Doradztwa WSTiH
Wyższa Szkoła Turystyki i Hotelarstwa w Gdańsku