Strona głównaStrona głównaseparatorAktualnościseparatorFreelancing na studiach – jak wygodnie i zgodnie z przepisami rozliczać zarobki?

Freelancing na studiach – jak wygodnie i zgodnie z przepisami rozliczać zarobki?

Z najnowszego raportu EUROSTUDENT wynika, że około 60% polskich studentów łączy naukę z pracą w trakcie roku akademickiego. Ponad połowa ich dochodów pochodzi z własnych aktywności zawodowych, co umieszcza ich w czołówce najbardziej niezależnych finansowo studentów w Europie. Te dane pokazują, że młodzi ludzie nie czekają na zakończenie studiów, aby rozpocząć karierę zawodową – już w trakcie nauki podejmują pierwsze wyzwania zawodowe. Jedni wybierają etat, inni stawiają na freelancing, decydując się na elastyczne zlecenia na własnych zasadach. Jednak już po kilku projektach pojawia się kwestia rozliczeń – jakie podatki trzeba zapłacić, jak wystawiać faktury i czy konieczna jest rejestracja działalności gospodarczej. To temat, który dla wielu studentów jest nowością, dlatego warto poznać podstawy dotyczące organizacji takich formalności.

 

Jakie opcje rozliczeń są dostępne dla studenta-freelancera?

Podejmowanie pracy na własny rachunek wiąże się z koniecznością wybrania formy prawnej działalności, która najlepiej odpowiada charakterowi realizowanych zleceń. Studenci mają kilka opcji do wyboru, zależnych od częstotliwości realizacji zleceń, wysokości przychodów oraz planów na przyszłość. Trzy główne formy rozliczeń to umowy cywilnoprawne – każda z nich sprawdza się w różnych sytuacjach i różnej skali działalności.

Umowy cywilnoprawne

Wśród studentów najczęściej wybieraną formą rozliczenia są umowy o dzieło oraz umowy zlecenia. Obie należą do umów cywilnoprawnych i są preferowane ze względu na prostotę oraz korzystne warunki dla osób uczących się. Choć obie formy wydają się podobne, różnią się istotnymi szczegółami.

Umowa o dzieło opiera się na wykonaniu określonego zadania i dostarczeniu konkretnych efektów, które można zweryfikować i odebrać. Przykładem może być napisanie tekstu reklamowego lub stworzenie muzyki do filmu. Z kolei umowa zlecenie dotyczy wykonywania pewnych czynności systematycznie, bez konieczności osiągania określonego rezultatu na końcu. Przykładem mogą być regularne lekcje gry na instrumencie czy prowadzenie warsztatów artystycznych w lokalnym ośrodku kultury.

Studenci do 26. roku życia mogą korzystać z przywilejów, które obniżają koszty związane z tymi umowami. W przypadku umowy zlecenia nie muszą płacić składek ZUS, jeśli są już objęci ubezpieczeniem zdrowotnym przez uczelnię lub rodziców. W przeciwnym razie muszą samodzielnie opłacić składki. Umowa o dzieło natomiast nie wiąże się z żadnymi składkami ZUS, jednak trzeba pamiętać, że taka forma współpracy nie zapewnia takich świadczeń jak zasiłek chorobowy czy ochrona przed wypowiedzeniem, jak ma to miejsce w przypadku etatowego zatrudnienia.

 

Działalność nierejestrowana – "firma na próbę"

Dla studentów, którzy realizują pojedyncze zlecenia o mniejszej skali, interesującą opcją może być działalność nierejestrowana, znana również jako "firma na próbę". Z tej formy można korzystać, dopóki miesięczne przychody nie przekroczą 75% minimalnej pensji. Limit ten zmienia się w zależności od zmian w wysokości minimalnego wynagrodzenia. Warto zaznaczyć, że do obliczeń bierze się tzw. przychód należny, czyli wartość wynikającą z dokumentu sprzedaży, niezależnie od tego, kiedy klient rzeczywiście dokona płatności.

Główna zaleta tej formy działalności to brak obowiązku rejestrowania firmy w CEIDG oraz minimalne wymagania formalne. Dzięki temu student może legalnie zarabiać, np. występując na eventach lub sprzedając swoją twórczość w sieci. Jedyne, co trzeba zrobić, to prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży i rozliczać się z uzyskanych dochodów w rocznym PIT-36, korzystając ze skali podatkowej.

Rejestracja działalności gospodarczej

Kiedy freelancing staje się głównym źródłem dochodu i przychody regularnie przekraczają dozwolony limit, student może zdecydować się na założenie działalności gospodarczej. Warto podjąć tę decyzję, zwłaszcza gdy klienci wymagają faktur VAT. Działalność gospodarcza otwiera również drzwi do większych projektów i pozwala korzystać z rozwiązań finansowych, jak leasing sprzętu czy oprogramowania.

Rejestracja firmy w CEIDG jest obecnie wyjątkowo prosta i odbywa się online. Młodym przedsiębiorcom przysługują także pewne ulgi, takie jak „Ulga na start”, która zwalnia z obowiązku płacenia składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe przez pierwsze sześć miesięcy. Następnie przez kolejne dwa lata obowiązują preferencyjne składki ZUS. Oczywiście, prowadzenie firmy wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak prowadzenie księgowości, opłacanie podatków i składek, ale daje też pełną swobodę w rozwoju kariery i umożliwia budowanie profesjonalnego wizerunku.

 

Jak freelancerzy mogą rozliczać się z klientami?

Każdy freelancer musi zadbać o porządek w swoich finansach, a regularne rozliczenia i odpowiednia dokumentacja są obowiązkowe, niezależnie od formy działalności. Cyfryzacja znacząco uprościła te procesy – studenci mają teraz dostęp do wielu narzędzi, które pozwalają na łatwe fakturowanie i kontrolowanie przychodów.

Rachunki i faktury – jak je wystawiać?

Zależnie od formy współpracy, freelancer będzie miał różne obowiązki dotyczące dokumentowania sprzedaży:

  • Umowa o dzieło i umowa zlecenie – w tym przypadku większość obowiązków spoczywa na zleceniodawcy. To on odpowiada za rozliczenia i nie ma potrzeby, by wykonawca wystawiał faktury lub prowadził dokumentację.

  • Działalność nierejestrowana – freelancer odpowiada za dokumentację, ale faktury nie są obowiązkowe, chyba że klient tego wymaga. Wymaga się natomiast prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Warto jednak przyzwyczaić się do wystawiania rachunków lub faktur bez VAT, jeżeli nie przekracza się progu 200 tys. zł rocznego obrotu, korzystając ze zwolnienia podmiotowego.

  • Działalność gospodarcza – właściciel firmy przejmuje pełną odpowiedzialność za dokumentację. Dla początkujących przedsiębiorców dostępne są darmowe narzędzia, takie jak aplikacja e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym, która umożliwia wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji VAT czy generowanie plików JPK_VAT.

 

Platformy pośredniczące – łatwiejsza praca, ale z prowizją

Na początku kariery warto pomyśleć o korzystaniu z platform pośredniczących, jak Useme, które pełnią funkcję formalnego zleceniodawcy. Dzięki takim serwisom freelancerzy nie muszą martwić się o podatki czy dokumentację – całość tych formalności przejmuje platforma, która wystawia fakturę w swoim imieniu, a wynagrodzenie trafia na konto z potrąconą prowizją.

Dla studentów jest to ogromne ułatwienie, ponieważ pozwala skupić się na samej pracy, a formalności zostają załatwione za nich. Warto jednak pamiętać, że prowizje mogą znacznie obniżyć ostateczne wynagrodzenie, nawet o kilka procent. To dobre rozwiązanie dla pojedynczych zleceń, szczególnie na początku kariery, ale przy regularnej pracy może okazać się mniej opłacalne.

Krajowy system e-Faktur – co to zmienia dla studentów-freelancerów?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która umożliwia wystawianie i przechowywanie faktur w jednolitym formacie cyfrowym. Celem systemu jest uproszczenie obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu podatkowego. Obowiązkowe korzystanie z KSeF wejdzie w życie w 2026 roku – od 1 lutego dla większych podatników VAT, a od 1 kwietnia dla pozostałych.

Dla studentów-freelancerów zmiana ta na razie nie będzie miała dużego wpływu. Obowiązek dotyczy głównie firm, które regularnie wystawiają faktury VAT. W przypadku pracy na podstawie umów cywilnoprawnych freelancerzy nie muszą wystawiać faktur, a w działalności nierejestrowanej faktura pojawi się tylko wtedy, gdy klient o nią poprosi, i zazwyczaj będzie to faktura bez VAT. Mimo to warto śledzić zmiany, zwłaszcza jeśli planuje się w przyszłości prowadzenie własnej firmy, by łatwiej dostosować się do nowych zasad.

Porady dla początkujących freelancerów

Na początku freelancingu wszystko wydaje się ekscytujące – nowe zlecenia, rozwój portfolio, niezależność. Szybko jednak pojawiają się bardziej skomplikowane aspekty, takie jak podatki, formalności i oczekiwania klientów. Aby uniknąć stresu, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

  • Zawsze podpisuj umowę – nawet przy drobnych zleceniach czy współpracy z bliskimi osobami. Umowa precyzyjnie określająca zakres, termin i stawkę chroni obie strony i jest pomocna w razie problemów z rozliczeniami. W dobie pracy zdalnej nie musisz umawiać się na spotkania ani wysyłać listów – podpis elektroniczny (np. poprzez Profil Zaufany lub platformy typu Autenti) pozwala na szybkie i w pełni legalne zawarcie kontraktu online.

  • Unikaj szarej strefy – praca bez umowy i legalnych rozliczeń pozbawia freelancera ochrony prawnej. W razie problemów z klientem lub kontroli skarbowej konsekwencje mogą być bardzo poważne.

  • Naucz się odpowiednio wyceniać swoją pracę – zaniżanie stawek w celu przyciągnięcia klientów to powszechny błąd. "Praca za darmo na promocję" często kończy się niskopłatnymi zleceniami, które nie szanują twojego czasu i talentu.

  • Dbaj o dokumentację – przechowuj umowy, istotne maile i prowadź ewidencję przychodów. Dzięki temu łatwiej rozliczysz się z podatków i będziesz miał zabezpieczenie na wypadek sporu z klientem.

Nie zapominaj także o dostępnych formach wsparcia. Coraz częściej uczelniane biura karier oferują darmowe konsultacje prawne i biznesowe, a akademickie inkubatory przedsiębiorczości pomagają studentom rozwijać ich pomysły. Takie inicjatywy mogą pomóc uniknąć wielu błędów i dają poczucie bezpieczeństwa.

Freelancing jako ścieżka zawodowa na przyszłość

Często freelancing zaczyna się od małych zleceń – na przykład występu na imprezie rodzinnej lub pracy dla znajomych. Z biegiem czasu może jednak przerodzić się w pełnoprawną działalność zawodową. Pierwsze doświadczenia pomagają zrozumieć, że oprócz pasji liczy się także punktualność, umiejętność kontaktu z klientem i precyzyjne wycenianie swojej pracy. Student, który zyskuje takie umiejętności, nie tylko rozwija swoje portfolio, ale i buduje pewność siebie oraz praktyczną wiedzę, która jest niezwykle cenna na rynku pracy.

 

Źródła:

 

 

Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu

Autor: Joanna Ważny

nowoczesne modelowanie biznesowe